Rikosseuraamuslaitoksen uusi asiakastietojärjestelmä Roti tukee muutosta kohti yhtenäisempää asiakastyötä

Valtakunnallisesti toimiva organisaatio edellyttää yhtenäisiä asiakastyön käytäntöjä

Rikosseuraamuslaitoksessa on tehty jo edellisestä organisaatiouudistuksesta lähtien töitä valtakunnallisesti yhdenmukaisten, lainmukaisten ja yhdenvertaisten työskentelytapojen tukemiseksi. Yhteinen asiakkuustietojärjestelmä edesauttaa aiemmin toisistaan erillään toimivien vankiloiden ja yhdyskuntaseuraamustoimistojen työskentelytapoja ja luo pohjaa yhden, yhtenäisen organisaation toimintatavoille ja yhteiselle asiakkuudelle.

Kun kaikkien henkilöiden tiedot löytyvät samasta asiakastietojärjestelmästä, mahdollistetaan resurssien hyödyntäminen yli yksikkörajojen. Tiedon vaihtaminen ja tehtävien jakaminen eri virkamiesten kesken on mahdollista ajantasaisesti järjestelmän sisällä. Rotin keskeinen tavoite alusta saakka on ollut se, että tietojärjestelmällä ohjataan koko henkilöstöä uudenlaisen työotteen noudattamiseen.

Asiakkaan asioita käsitellään kokonaisuutena jatkuvaan arvioon ja suunnitelmaan perustuen

Rikosseuraamuslaitoksen asiakkuus alkaa aina kokonaistilanteen kartoittamisella. Tuomittujen kanssa laaditaan arvio, johon pohjautuen asetetaan yksilölliset tavoitteet työskentelyä vaativille aihealueille, esimerkiksi päihteettömyyden tukemiselle. Tavoitteita kohti edetään hyödyntämällä erilaisia palveluja ja toimintaa, kuten työ- ja ohjelmatoimintaa ja yksilökeskusteluja eri ammattilaisten kanssa. Myös tutkintavangeilla on mahdollisuus osallistua toimintoihin esimerkiksi toimintakyvyn ylläpitämiseksi tutkintavankeusaikana.

Asiakkaan kanssa asetetut tavoitteet ja niiden edistämiseksi sovitut keinot ja toiminta sitovat paitsi vankia ja asiakasta, myös työntekijöitä. Eri aihealueita käsitellään etukäteen nimettyjen työntekijöiden kanssa. Työtä tehdään yhteistyössä muiden ammattilaisten kanssa, ja monesti yhteistyöverkostoon kuuluu myös ulkopuolisia palvelutuottajia ja kumppaneita. Heidät pyritään saamaan työskentelyyn mukaan riittävän varhaisessa vaiheessa, jotta palvelujen jatkuvuus turvataan. Kaikille asiakkaille nimetään yksi vastuuvirkamies, jolla on kokonaisvastuu asiakkaan rangaistusajan etenemisestä suunnitelman mukaisesti.

Asiakkaan kokonaistilannetta arvioidaan säännöllisesti ja muuttuneeseen tai liian pitkään muuttumattomana pysyneeseen tilanteeseen reagoidaan ajantasaisesti. Eri työntekijöiden tekemien kirjausten ja yhteenvetojen avulla saadaan laajasti käyttöön arvokasta tietoa työskentelystä ja sen vaikutuksista.

Tietoja päivitetään ja tavoitteellista toimintaa jatketaan siitä mihin edellisen seuraamuksen puitteissa on jääty. Tämä mahdollistaa työskentelyn jatkumisen katkeamattomana esimerkiksi henkilön siirtyessä yhdyskuntaseuraamustoimiston asiakkuudesta vankilaan tai päinvastoin. Vaikka useampi eri virkamies työskentelee asiakkaan kanssa – samassa tai eri yksiköissä – on kaikki työ samassa linjassa keskenään ja tavoitteita edistetään samaan suuntaan.

Koko syksy koulutusta

Rikosseuraamuslaitoksessa on jo pitkään opiskeltu uuden tietojärjestelmän käyttöä, ja koulutusta jatketaan koko syksy. Syksyn aikana painotetaan laadun- ja riskienhallintaa, jotta tuotantoon saadaan Rikosseuraamuslaitoksen tarpeita mahdollisimman hyvin palveleva järjestelmä. Tämä tarkoittaa eri sisältöjen, liittymien, käyttövaltuushallinnan ja nykyjärjestelmistä tuotujen tietojen sekä suorituskyvyn tehokasta testaamista. Kun testauksissa havaitut kriittiset virheet on korjattu ja toteutus todennettu toimivaksi, harjoitellaan järjestelmän käyttöönottoa kenraaliharjoituksessa. Kenraalin onnistuneen läpiviennin jälkeen luovutaan nykyisistä asiakastietojärjestelmistä ja siirtymä Rotiin tehdään yhden viikonlopun aikana. Käyttöönotosta tiedotetaan yhteistyökumppaneita, myös vankeja ja asiakkaita informoidaan.

Lisätiedot:

Anita Valkama, ma. erityisasiantuntija, anita.valkama(at)om.fi

Karoliina Taruvuori, hankejohtaja, karoliina.taruvuori(at)om.fi