Asianosaiselta salassa pidettävien tietojen käyttö päätöksenteossa (dnro 2/004/2017)

Toimivalta Laki Rikosseuraamuslaitoksesta 5 §

Voimassa 1.2.2017 alkaen toistaiseksi

Vastaanottaja Rikosseuraamuslaitos


1. Päätöksentekomenettely

Hallintolain 31 §:n mukaan viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot sekä selvitykset. Tämä tarkoittaa sitä, että päätöksentekijällä on aina velvollisuus varmistua siitä, että hänellä on käytettävissään asian ratkaisemiseksi riittävät tiedot. Päätöksen tekevällä virkamiehellä on velvollisuus ratkaista hänen käsiteltäväkseen tulevat asiat, joten on olennaista myös päätöksentekijän oikeusturvan kannalta, että hän voi perustaa päätöksensä tosiasiallisiin tietoihin ja käyttää aidosti harkintavaltaansa asian ratkaisemisessa.

Hallintolain 43 § edellyttää, että hallintopäätös tehdään kirjallisesti. Hallintolain 44 §:n mukaan kirjallisesta päätöksestä on käytävä selvästi ilmi päätöksen perustelut. Hallintolain 45 §:n mukaan päätös on perusteltava ja perusteluissa on ilmoitettava, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet ratkaisuun sekä mainittava sovelletut säännökset.

Rikosseuraamuslaitoksessa tehdään päätöksiä, joissa hallintolain vaatimukset edellyttävät turvallisuustietorekisterin tietojen käyttämistä. Eli näissä asioissa esittelyssä ja päätöksenteossa tarvitaan turvallisuustietorekisterin sisältämiä tietoja, jotta päätös voidaan tehdä lain mukaisesti. Päätöstä tehtäessä tulee olla käytettävissä turvallisuustietorekisterin sisältämät tiedot riittävän yksityiskohtaisesti, tiedon luotettavuus myös todeten, jotta päätös voidaan tehdä ja perustella asianmukaisesti ja kenenkään turvallisuutta vaarantamatta. Muutoksenhakuvaiheessa myös hallinto-oikeus tarvitsee asian käsittelyssä riittävän yksityiskohtaista tietoa päätöksen perusteista. Päätöksenteon selkeänä lähtökohtana ja edellytyksenä on asiassa tarvittavan tiedon saaminen. Tämä koskee niin ensivaiheen kuin muutoksenhakuvaiheen päätöksentekoa. Päätös voidaan muutoksenhaussa palauttaa uuteen käsittelyyn, mikäli asiaa ei ole selvitetty riittävästi ja asianmukaisesti.

Päätöksen tekemistä varten turvallisuustietorekisterin tiedoista annetaan tähän tehtävään koulutetun virkamiehen toimesta tapahtumatiedoista koostettu yhteenveto. Mikäli päätöksenteossa arvioidaan tarvittavan tarkentavaa tietoa tai asia vaatii muuten lisäselvitystä, tulee päätöksentekijän ja/tai esittelijän selvittää asiaa yhteenvedon antaneen turvallisuusyhdyshenkilön kanssa. Muutoksenhakuvaiheessa (oikaisumenettelyssä) lisäselvitystä tulee pyytää ensi vaiheessa päätöksentekijältä. Mikäli asiaa ei saada paikallisesti ratkaistua, tulee turvallisuustietorekisterin tietoa koskeva pyyntö osoittaa viime kädessä keskushallintoyksikköön, jossa asia käsitellään laillisuusvalvonnan ja turvallisuuden yhteistyönä ja asiasta päättää rekisterinpitäjän päätösvaltaa käyttävä virkamies.


2. Hallinnollinen päätöksentekomenettely vaiheittain

1. Asian esittelijä tarkistaa rekistereiden sisältämät tiedot ja arvioi niiden käytettävyyden päätöksen perusteena:

- Rikosseuraamuslaitoksen pitämien rekistereiden tiedot (turvallisuustietorekisterin tiedot selvitetään tähän tehtävään koulutuksen saaneen virkamiehen toimesta).
- Tarvittavassa laajuudessa muilta viranomaisilta saatavat tiedot.
- Käytettävyys edellyttää suhteellisen luotettavien ja ajantasaisten tietojen olemassaoloa ja mahdollisuutta niiden eteenpäin luovuttamiselle jälkikäteisen laillisuusvalvonnan yhteydessä.
- Vihjetiedon antaneen henkilöllisyyttä ei ilmaista. Tiedon luotettavuuden arvioimiseksi ilmaistaan se, onko tieto saatu viranomaiselta, henkilökunnalta vai yksityiseltä henkilöltä.
- Mikäli päätösharkinnassa annetaan merkitystä vielä keskeneräisille asioille, tulee tämä mainita nimenomaisesti päätösperusteluissa.
- Esittelijä pyytää tarpeen mukaan tarkennuksia taholta, jolta saadut, vielä täsmennystä vaativat tiedot vaikuttavat päätöksentekoon.

Päätöksen perusteina käytettävien tietojen sisältö/laajuus/tarkkuus

-Päätös voi perustua tapahtumatietoihin ja niistä objektiivisesti muodostettavaan yhteenvetoon vangin toiminnasta (esim. siirto on perusteltu vangin tai muun henkilön turvallisuuden takaamiseksi taikka rikollisen toiminnan estämiseksi). Yhteenvedon sisältävän tiedon tulee olla riittävän yksityiskohtaista vaikkakin riittävä yksityiskohtaisuus on tapauskohtaista eikä sitä voida määritellä yleisluontoisesti.

2. Asianosaisen kuuleminen julkisten perusteiden osalta ja ilmoitus salaisten päätösperusteiden olemassaolosta

- Asianosaisjulkisuuden lähtökohtana on, että päätöksen kohteena olevalle annetaan mahdollisuus tietää päätökseen vaikuttavat seikat, lausua käsityksensä ja toimittaa selvitystä.
- Kuulemisen yhteydessä on kerrottava mikäli päätös perustuu osaksi tai kokonaan asianosaiseltakin salassa pidettäviin tietoihin (julkisuuslaki 11 §). Itse salassa pidettävää tietoa ei ilmaista asianosaiselle. Asianosaisen mahdolliset kommentit ja huomiot tulee kirjata osaksi kuulemista.

3. Asianosaisjulkiset perusteet ja viittaus salassa pidettäviin perusteisiin kirjataan päätökseen
- Se, että päätös perustuu kokonaan tai osaksi salassa pidettäviin perusteisiin voidaan ilmaista esimerkiksi seuraavasti: Osa tämän päätöksen perusteista on päätöksentekijän toimesta määritelty salassa pidettäväksi asianosaiselta itseltään, koska niistä tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yksityistä tai yleistä etua.
- Asiakirjoihin lisätään salassapitomerkinnät (julkisuuslaki 24 §, 11 §) ja ne arkistoidaan salassapidon edellyttämällä tavalla.


4. Asianosaiselta salassa pidettävät perusteet dokumentoidaan vankitietojärjestelmässä tätä tarkoitusta varten olevaan erityiseen osioon tai manuaalisesti erillisenä osaksi päätöstä (s. 4)

- Vankitietojärjestelmässä tehtävien päätösten osalta asianosaiselta salassa pidettävät perusteet kirjataan salassa pidettäville perusteluille tarkoitettuun osioon.

5. Päätös annetaan asiakkaalle tiedoksi samalla kun informoidaan mahdollisuudesta tiedustella tarkempia tietoja päätösperusteiden salassapidon perusteista päätöksentekijältä

- Mahdollisiin päätösperusteita koskeviin tiedusteluihin vastattaessa viitataan julkisuuslakiin, jonka mukaan päätösperusteiden luovuttamista koskeva pyyntö voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi (14 §) ja kerrotaan edelleen mahdollisuudesta saattaa päätösperusteiden salassapitoa koskeva asia viime kädessä hallinto-oikeuden ratkaistavaksi (33 §).

6. Päätösasian asianosaisjulkiset ja salaiset päätösperusteet toimitetaan muutoksenhakuasian esittelijälle lausunnon yhteydessä

- Oikaisuvaatimus- ja kanteluasioissa ensivaiheen päätöksentekijälle varataan tilaisuus lausua valituksen/kantelun johdosta.
- Päätösperusteiden täydentämisen tulee tässä yhteydessä olla poikkeuksellista, koska ensivaiheen päätösasiakirjat sisältävät kaikki päätöksen perusteina käytetyt tiedot.
- Mikäli tietoa ei ole dokumentoitu ei sitä tule muutoksenhakuvaiheessa käyttää päätöksenteon perusteena.
- Asiakirjoihin lisätään salassapidosta ilmoittavat merkinnät.

7. Päätösasian asianosaisjulkiset ja salaiset päätösperusteet toimitetaan hallinto-oikeudelle lausunnon yhteydessä

- On huomioitava, että mikäli asianosainen haluaa salassa pidettävien päätösperusteiden osalta julkisuuslain 14 §:n mukaisen päätöksen, käsitellään muutoksenhakuasia tältä osin omana asianaan ja mahdollisesti eri hallinto-oikeudessa kuin mahdollinen oikaisuvaatimusmenettelyn alainen asia. Tiedon salassapito voi tulla arvioitavaksi myös pääasian yhteydessä.


3. Turvallisuustietorekisteritiedon käsittely

Turvallisuustietorekisteri sisältää poikkeuksellisia ja vaarallisia tilanteita tai sellaisten uhkaa koskevia tietoja. Kun turvallisuustietorekisteri otettiin nykyisessä merkityksessään käyttöön vuoden 2003 alusta lukien (lailla 422/2002), korostettiin sen erityistä luonnetta. Lähtökohtana oli myös se, että siihen merkittävien tietojen tarpeellisuus ja paikkansapitävyys tarkastettaisiin riittävän tiheästi. Siltä osin kuin tiedot olisivat tarpeettomia tai virheellisiä, ne poistettaisiin ja siltä osin kuin tiedot muuttuisivat tavanomaisiksi tiedoiksi, joita tarvitaan seuraamuksen täytäntöönpanon arjessa, ne siirrettäisiin valvonta- ja toimintarekisteriin. Esimerkiksi, kun asia saatetaan kurinpitomenettelyyn tai poliisin tutkittavaksi, tulisi tiedot pääsääntöisesti poistaa turvallisuustietorekisteristä. Turvallisuustietorekisteri on siis tarkoitettu hyvin poikkeuksellisen tiedon ikään kuin välivarastoksi ja tietojen luonteen ja luotettavuuden muutoksia tulisi seurata aktiivisesti. Rekisteröidyllä ei ole tarkastusoikeutta turvallisuusrekisterin tietoihin.

Julkisuuslain 29 §:n 1 momentin 3-kohdan mukaan viranomainen voi antaa toiselle viranomaiselle tiedon salassa pidettävästä asiakirjasta muun muassa jos asiakirja on tarpeen käsiteltäessä ennakkotietoa, ennakkoratkaisua, viranomaisen päätöksestä tehtyä muutoksenhakua taikka toimenpiteestä tehdyn kantelun tai alistusasian taikka kansainväliselle lainkäyttö- tai tutkintaelimelle tehdyn valituksen käsittelemiseksi. Näin ollen, koska salassa pidettävää tietoa voidaan antaa myös toiselle viranomaiselle, tulee sitä luonnollisesti voida käyttää viranomaisessa sisäisesti.


4. Salaisten päätösperusteitten kirjaaminen

Vankitietojärjestelmässä otettiin vuoden 2017 alusta käyttöön osio, jonne tulee kirjata hallintopäätösten asianosaiselta salassa pidettävät perusteet kuten eduskunnan oikeusasiamies on edellyttänyt.
Esittelijä kirjaa vankitietojärjestelmän edellä mainittuun osioon kaikki tiedot joihin päätös tosiasiallisesti perustuu - eli tapahtumatiedot ja johtopäätös - ja jotka ovat asianosaiselta salassa pidettäviä. Siten esimerkiksi turvallisuustietorekisteristä hankittu tieto, johon päätös kokonaan tai osaksi perustuu, kirjataan salaisten päätösperusteiden osioon. Salassa pidettävien päätösperusteiden täsmällinen kirjaaminen vankitietojärjestelmään edesauttaa huomattavasti myös mahdollisen muutoksenhakuasian käsittelyä. Tiedot ovat osa valvonta- ja toimintarekisteriä. Turvallisuustietorekisteristä peräisin olevat tiedot ovat vankitietojärjestelmän salaisten päätösperusteiden osioonkin kirjattuina edelleen turvallisuustietorekisterin tietoja.
Vankitietojärjestelmästä on tulostettavissa päätöksestä erikseen asianosaisjulkinen versio ja erikseen versio joka sisältää asianosaiselta salassa pidettävät tiedot. Salaisten päätösperusteiden osioon on pääsy vain erityiset käyttöoikeudet omaavilla virkamiehillä. Tulostusoikeuden omaavien piiri määritetään suppeammin. Rekisterinpitäjä (keskushallintoyksikkö) päättää käyttöoikeuksista ja tulostusoikeuksista yksiköiden johtajien esityksen perusteella.

Asianosaiselta salassa pidettävien päätösperusteitten salassapito perustuu julkisuuslain 11 §:n 2 momenttiin. Henkilötietojen tarkastusoikeutta näihin tietoihin ei ole lain henkilötietojen käsittelystä Rikosseuraamuslaitoksessa 31 §:n perusteella eikä henkilötietolain 27 §:n perusteella.

Mikäli päätösryhmä ei ole vankitietojärjestelmässä (esimerkiksi vangin tarkastamista koskevat päätökset, valvomatonta tapaamista koskevat päätökset) asianosaiselta salassa pidettävät päätösperusteet kirjataan manuaalisesti erillisenä osaksi päätöstä. Päätökset kirjataan hallintodiaariin. Salaiset päätösperusteet laitetaan osaksi päätöstä suljettuun kirjekuoreen johon laitetaan salassapitoa koskeva leima siten, että kirjekuoren avaamisen näkee leimasta. Samoin toimitaan vankitietojärjestelmästä tarvittaessa tulostettavien sellaisten päätösten osalta, jotka sisältävät salassa pidettävien päätösperusteiden osiosta tulostettua tietoa. Mikäli kirjekuori avataan, tulee tästä tehdä merkinnät miksi ja kenen toimesta kuori on avattu. Kaikkien hallintodiaariin kirjattujen asioiden asiakirja-arkistot ovat samassa lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain arkistonhoito- ja/tai kirjaamistehtäviä tekevillä henkilöillä.


5. Päätös asianosaiselta salassa pidettävistä tiedoista

Asiakirjat/tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, jollei salassapidosta erikseen säädetä (julkisuuslaki 1 §). Osa tiedoista on salassa pidettäviä siten että asianosaisella on oikeus saada tieto joka on voinut tai voi vaikuttaa asian käsittelyyn tai kyse on henkilöä itseään koskevasta tiedosta. Tällöin tiedon saantiin ei ole oikeutta mikäli julkisuuslain 11 §:n 2 momentin edellytykset täyttyvät (julkisuuslaki 11 ja 12 §). Asiakirjapyyntöä, eli tietopyyntöä koskevaan asiaan sovelletaan julkisuuslakia. Rekisteröidyn tarkastusoikeutta koskevaan asiaan sen sijaan sovelletaan henkilötietolakia ja lakia henkilötietojen käsittelystä Rikosseuraamuslaitoksessa.

Päätöksestä tulee ilmetä se jos päätös perustuu osittain tai kokonaan asianosaiselta salassa pidettäviin perusteisiin ja säännös johon salassapito perustuu. Mikäli henkilö pyytää saada tietoonsa salassa pidettäväksi määritellyt perusteet, on asiassa meneteltävä julkisuuslain 14 §:n mukaisesti.
Jos virkamies kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on:
1) ilmoitettava tiedon pyytäjälle kieltäytymisen syy (julkisuuslain 11 § 2 mom 1 ja/tai 2-kohta);
2) annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi (asiasta tehdään tällöin kirjallinen päätös);
3) tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi (kirjallisen päätöksen) sekä
4) annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista.
Asia on käsiteltävä viivytyksettä. Tieto julkisesta asiakirjasta toimitetaan kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Jos asiakirjapyyntöön sisältyy salassa pidettäviä osia ja ratkaisu vaatii erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suurempaa työmäärää, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.
Tällä tavoin varmistetaan se, että henkilö voi saattaa sen, onko tietoa asianosaiselta salassa pidettävä, viime kädessä tuomioistuimen arvioitavaksi. Asia voi tulla tuomioistuimen arvioitavaksi myös itse pääasian yhteydessä.

Pääjohtaja Esa Vesterbacka

Lakimies Anne Kohvakka

LIITTEET

Ote AOAn päätöksestä 3843/4/15 (docx, 0.02 Mt)
Päätöksentekoa koskevat keskeiset säännökset (docx, 0.02 Mt)



 
Julkaistu 1.2.2017