Dataskyddsbeskrivning av Brottspåföljdsmyndighetens brottspåföljdsregister

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland
Telefon: +358 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till den dataskyddsansvarige

Dataskyddsansvarig
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland

E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Rättslig grund för och syftet med behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten grundar sig på lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten (1301/2021) samt lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018), om inte annat anges.

Dömda, fångar, häktade och de som avtjänar samhällspåföljd samt andra personer, såsom nära anhöriga

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter om dömda, fångar, häktade och personer som avtjänar samhällspåföljder för ändamål som anges nedan.

Specificering

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i syfte att kunna specificera en registrerad.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast när 10 år förflutit efter personens sista anhängiga verkställighetsärende som införts i brottspåföljdsregistret. En biometrisk ansiktsbild och fingeravtrycksuppgift som hör till specificeringsuppgifterna raderas slutgiltigt sex månader efter att straffet har avtjänats eller häktningen eller någon annan grund för intagande i en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten har upphört.

Formell verkställighet

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar i brottspåföljdsregistret personuppgifter i syfte att verkställa av straff som dömts ut till dömda, fångar, häktade och personer som avtjänar samhällspåföljder, att verkställa häktning och häktningsarrest samt för ändamål av teknisk övervakning av förstärkt reseförbud.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast när 10 år förflutit efter personens sista anhängiga verkställighetsärende som införts i brottspåföljdsregistret.

Verkställighet av samhällspåföljder

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i brottspåföljdsregistret

• när det gäller att ta fram påföljdsutredning för utdömande av samhällspåföljd, plan för strafftiden och kartläggning som behövs för dessas beredning samt andra förberedande åtgärder och utlåtanden

• för verkställighet av övervakningstid för samhällspåföljder, övervakad frihet på prov och kombinationsstraff

• i fråga om aktiva substanser i medicineringen hos en person som avtjänar övervakningsstraff, placerats i övervakad frihet på prov eller avtjänar övervakningstid i kombinationsstraff, i syfte att verifiera ett positivt resultat av ett korrekt drogtest

• för behandling av anmälningar om hot mot personal och anmälningar om andra incidenter.

I uppgifterna brottsmisstänkta och personer som avtjänar samhällspåföljder kan för behandlingen av ovan beskrivna ärenden även införas nödvändiga uppgifter som gäller en nära anhörig till den brottsmisstänkte eller den som avtjänar samhällspåföljder eller annan person.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 5 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Verkställighet av fängelse och häktning

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i brottspåföljdsregistret

• för upprätthållande av anstaltsordning samt övervakning av fångar och häktade och när det gäller deltagande i sysselsättning

• ur beslut som gäller fångar eller häktade och som fattats med stöd av fängelselagen eller häktningslagen och som gäller placering i fängelse och inom fängelset, förflyttning från ett fängelse till ett annat, deltagande i verksamhet, förvägran av deltagande i fritidsverksamhet, brevväxling, telefonsamtal, besök och övriga kontakter utanför fängelset, permission, disciplin, granskning samt säkerhetsåtgärder och användning av maktmedel.

• ur anmälningar om hot mot personal och anmälningar om andra incidenter.

I uppgifterna om en fånge eller en häktad får ingå uppgifter som är nödvändiga för behandling av ovan beskrivna ärenden och för upprätthållande av ordning och säkerhet i anstalten och som gäller en person som håller kontakt med fången eller den häktade, en nära anhörig till fången eller den häktade eller annan person.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 5 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Person som stadigvarande bor i samma bostad som den dömde

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar uppgifter som gäller verkställighet av samhällspåföljder och, i fråga om övervakad frihet på prov, skriftligt samtycke av en myndig person som varaktigt bor i samma bostad som den dömde och utredning av åsikten hos en person som inte fyllt 18 år.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 5 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Personer av betydelse med tanke på upprätthållande av ordning och säkerhet i anstalten

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar även sådana uppgifter om händelser och personer som på grund av omständigheterna eller en persons uppträdande med fog kan bedömas vara av betydelse med tanke på upprätthållande av anstaltsordning och anstaltssäkerhet.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 2 månader efter att uppgifterna infördes i registret.

Besökare till fångar och häktade, personer som av annan orsak står i kontakt med dem samt personer som uträttar ärenden i fängelset

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter om besökare, personer som på annat sätt håller kontakt med en fånge eller en häktad samt personer som uträttar ärenden i fängelset för upprätthållande av ordning och säkerhet i anstalten.

Uppgifter om besökare och personer som på annat sätt håller kontakt med en fånge eller en häktad raderas ur det aktiva registret 2 år efter tidpunkten för besöket eller annan kontakt och uppgifter om besöksförbud 2 år efter det att förbudet upphört att gälla.

Uppgifterna om dem som uträttar ärenden i fängelset raderas ur det aktiva registret 1 år efter tidpunkten för ärendenas uträttande.

Mottagare och kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

Brottspåföljdsmyndigheten kan lämna ut uppgifter ur brottspåföljdsregistret enligt vad som föreskrivs i lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten. Enligt lagen kan uppgifter lämnas till

• Polisen

• Tullen

• Gränsbevakningsväsendet

• försvarsmakten

• militära myndigheter

• åklagare

• domstolar

• Rättsregistercentralen

• andra behöriga myndigheter som avses i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018)

• Migrationsverket

• förläggningar

• förvarsenheter

• utsökningsmyndighet

• stämningsmän

• Folkpensionsanstalten

• arbets- och näringsmyndigheter

• privata sammanslutningar, stiftelser och fysiska personer som sköter verkställighet av samhällspåföljder.

Brottspåföljdsmyndigheten kan anlita ett personuppgiftsbiträde vid utförandet av sina uppgifter. Personuppgiftsbiträden används t.ex. för att ordna mathållning och kioskverksamhet och för att säkerställa informationssystemens funktionalitet. Personuppgiftsbiträdet ska alltid stå under den personuppgiftsansvariges tillsyn och behandla personuppgifterna endast för ändamål som den personuppgiftsansvarige bestämmer.

Lagringstid för och behovsbedömning av personuppgifter i brottspåföljdsregistret

Uppgift som hänför sig till en bestämd person raderas från Brottspåföljdsmyndighetens register när den inte längre är nödvändig med tanke på registrets användningsändamål. Den maximala tiden för aktiv lagring för varje enskilt användningsändamål är angiven ovan.

Samtliga uppgifter om en person raderas ur det aktiva registret senast 1 år efter den registrerades död.

Den registeransvarige eller en av honom eller henne förordnad enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten granskar minst vart tredje göra en bedömning huruvida det är behövligt att ha kvar uppgifter som finns i brottspåföljdsregistret. Uppgifter som gäller besökare och andra personer som håller kontakt med en fånge eller en häktad granska dock vartannat år och uppgifter om personer som uträttar ärenden en gång om året.

Lagringstid för personuppgifter efter radering ur det aktiva brottspåföljdsregistret

Index över uppgifter som lagras för forskning eller annat godtagbart ändamål

Personuppgifter som raderats ur brottspåföljdsregistret förs över till en dataplattform med syfte att bilda ett index över uppgifter som bevaras för forskning eller annat godtagbart ändamål. Bestämmelser om registret finns i 33 § i lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten.

Som andra godtagbara användningsändamål har Brottspåföljdsmyndigheten identifierat framställning av statistik och annat informationsmaterial för planering och uppföljning av verksamheten samt för forsknings- och utredningsuppdrag.

Uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, såsom biometriska identifieringsuppgifter, överförs inte till indexet. Uppgifterna raderas ur indexet 50 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Arkivering

Uppgifterna i straffpåföljdsregistret arkiveras i enlighet med informationsstyrningsplanen för klientdatasystemet Roti. En del av uppgifterna i brottspåföljdsregistret lagras varaktigt för arkiveringsändamål av allmänt intresse.

Rätt att få tillgång till eller insyn i uppgifter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få besked om huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas eller inte. Om personuppgifterna i fråga behandlas har den registrerade rätt att hos den personuppgiftsansvarige framställa begäran om att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne.

Begäran om insyn ska riktas till Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress är angiven högre upp i denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

När det gäller den registrerades egna uppgifter har han eller hon rätt att hos den registeruppgiftsansvarige begära

1. om rättelse av uppgifterna ifall de är bristfälliga eller felaktiga med tanke på ändamålet med behandlingen. Trots begäran har den registeruppgiftsansvarige dock ingen skyldighet att korrigera uppgifter som stämmer

2. deras radering, om uppgifterna är onödiga eller om de behandlas på ett lagstridigt sätt. Trots begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att radera uppgifter som fortfarande behövs och som den personuppgiftsansvarige har rätt att behandla

3. om begränsning av behandling av uppgifterna. Den personuppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen, om

• den registrerade bestrider uppgifternas riktighet och riktigheten eller felaktigheten inte går att verifiera, eller

• personuppgifterna ska has kvar i bevisföringssyfte.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne strider mot lagen om behandling av personuppgifter.

Dataombudsmannens byrå
PL 800
00521 Helsingfors, Finland
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735